Depuis la crise sanitaire notamment, les événements digitaux sont devenus de plus en plus populaires. Les webinaires sont donc un excellent moyen d’entretenir des relations humaines avec vos clients, de partager du contenu à vos prospects de façon interactive, et même de transformer vos prospects en clients.
Cependant, un webinaire intéressant et efficace ne s’improvise pas. Aujourd’hui nous vous partageons les étapes essentielles de la préparation d’un webinaire afin de vous permettre d’atteindre vos objectifs et de créer un événement digital mémorable.
1) Définir les objectifs de votre webinaire
La première étape, et l’une des plus importantes, est de définir quels sont les objectif du webinaire IT que vous organisez. L’objectif est-il de vendre un nouveau produit à vos clients existants ? Ou bien de leur apporter votre expertise sur un sujet précis ? Est-il de convertir des prospects en clients ?…
Définissez bien cet objectif, car la manière dont vous allez effectuer les étapes suivantes dépend de celui-ci.
2) Choisir un sujet pertinent pour votre cible
Le choix du sujet est également une étape essentielle. Le sujet doit être adapté à votre public et doit être aligné avec l’objectif à atteindre. Si l’objectif est de vendre, vous allez certainement orienter votre webinaire autour de vos produits ou services informatiques. Si l’objectif est de montrer votre expertise et votre présence pour vos clients, vous allez choisir un sujet moins commercial.
3) Planifier le webinaire au bon moment
La date et l’heure de votre webinaire doivent être bien choisies. Il faut que votre cible soit disponible. Certains moments tels que les vacances scolaires sont à éviter. Privilégiez bien sûr les horaires de bureau, de préférence du mardi au vendredi matin. Le lundi étant généralement dédié aux réunions et le vendredi après-midi est parfois un peu chargé pour boucler les sujets de la semaine avant le week-end.
Lors de la planification de cet événement, vous devrez également définir sa durée. Les webinars plus courts sont généralement plus attractifs. Évitez donc de dépasser 1h ou 1h30 de webinar. Un format de 30 min en prévoyant 15 min de questions est idéal pour ne pas ennuyer votre auditoire, et permettre à vos clients de se rendre plus facilement disponible pour assister à votre événement en ligne.
4) Créer le contenu du webinaire
Il est maintenant temps de vous atteler à la création du contenu de votre webinaire et de sélectionner la ou les personnes qui l’animeront. Le choix des intervenants est essentiel car ces personnes doivent être de bons orateurs, qui sauront intéresser le public en gardant en tête l’objectif à atteindre. Choisissez un intervenant qui lira ses notes pendant 45 minutes de façon monotone, sans tenir compte des réactions du publics, sans s’arrêter pour savoir si tout le monde le suit et vous pouvez être sûr de ne pas atteindre vos objectifs, et de ternir l’image de votre entreprise en prime !
Le contenu doit être adapté et doit intéresser votre public, tout en vous permettant d’atteindre l’objectif fixé.
Pensez-également à soigner votre présentation Power Point ! 😉
5) Envoyer les invitations
L’un des principaux challenge lors de l’organisation d’un webinaire est d’obtenir assez de participants. Préparez ainsi des invitations par mail qui donnent envie de participer. Faites un teasing de l’événement. Dites ce que ce webinar va apporter aux participants. Vous pouvez également partager le programme de l’événement, avec les grandes thématiques qui seront abordées.
Les invitations ne doivent pas être envoyées à toute votre base mails si celle-ci réunie différents types de publics. Par exemple, si votre webinar s’adresse uniquement au commerciaux, envoyez seulement les invitations aux commerciaux. Ne l’envoyez pas aux gérants, chargés de marketing, etc. Votre base mails doit donc être bien segmentée en fonction de vos différentes cibles.
Les invitations doivent être envoyées 1 mois avant l’événement au minimum. Cela vous permettra de faire au moins 3 relances par mail. L’important est de bien doser vos relances pour ne pas que les personnes se désinscrivent de vos mailings. Une relance par semaine est amplement suffisante.
Pensez également à programmer un mail de confirmation d’inscription pour tous les participants et un mail pour rappeler l’événement 1 jour et/ou 1h avant, avec le lien pour se connecter au webinaire.
6) Faire la promotion de l’événement
Si vous souhaitez atteindre un public plus large et ne pas seulement inviter vos clients au webinaire, vous pouvez faire sa promotion sur les réseaux sociaux. Si vous vous adressez à des entreprises, le réseau social le plus adapté pour communiquer sera LinkedIn. Vous pouvez ainsi partager promouvoir l’événement sur la page de votre entreprise, sur votre profil et demander à vos collaborateurs de poster également en partageant le lien d’inscription au webinaire dans la publication.
Vous pouvez également lancer une publicité LinkedIn en ciblant les bonnes personnes, en fonction de leur poste et du type d’entreprise notamment.
7) Contacter les participants après l’événement
Après l’événement, vous pouvez contacter les participants par mail pour les remercier et pour leur fournir le replay du webinaire ou des ressources complémentaires pour vous permettre d’atteindre l’objectif fixé.
Vous pouvez également récolter leur avis via un formulaire pour savoir s’ils ont apprécié l’événement ou pas et s’ils ont des propositions pour améliorer le format. Vous pourrez ainsi tenir compte de leurs retours lorsque vous organiserez le prochain événement, afin d’augmenter son succès.
Les webinaires sont des événements très souvent organisés par les entreprises informatiques. Ils sont généralement appréciés par les experts IT.
Si vous n’avez encore jamais organisé de webinaire, lancez-vous ! Vous pourrez en retirer beaucoup de positif. Cependant, l’organisation de l’événement peut-être complexe, et si vous souhaitez vous assurer de la réussite de celui-ci, n’hésitez pas à faire appel à une agence spécialisée.
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